Pradėjusios dokumentus pasirašinėti elektroniniu būdu, įmonės sutaupo kaštų ir efektyvina daugelį savo verslo procesų. Vis dėlto dokumentai – tik galimybių aisbergo viršūnė, o elektroninės atpažinties įrankių potencialas dar tik pradedamas atskleisti. Apie tai kalbėjo „Mark Sign“ organizuoto vebinaro „Elektroninė tapatybė ateities sandoriuose“ pranešėjai.
Reikia pripažinti, kad pandemija, atnešusi daugybę chaoso ir liūdnų pasekmių, turėjo ir teigiamą pusę: kai karantinas namuose uždarė daugiau nei 1,5 mlrd. žmonių, paaiškėjo, kiek daug galima nuveikti per nuotolį. Virtualios ekskursijos, „live“ pardavimai, nuotolinės konferencijos, susitikimai, darbo pokalbiai ir daug daugiau – skaitmeninis pasaulis pasirodė besąs platesnis nei kada anksčiau galėjome pagalvoti.
Panaši situacija ir su elektroniniu parašu, kurį nemaža dalis lietuvių jau naudoja tapatybės identifikacijai arba dokumentų pasirašymui. El. parašas, kaip ir kiti ES galiojantys skaitmeniniai patikimumo užtikrinimo įrankiai, dar 2016 m. apibrėžti eIDAS reglamente, atveria kur kas platesnes perspektyvas. Įmonėms jis gali pasitarnauti kaip raktas į aukštesnę lygą konkurencinėse lenktynėse, įgalindamas naujus veikimo būdus, paspartindamas plėtrą ar net išspręsdamas opius darbuotojų trūkumo ar kitus verslo galvos skausmus.
Arti milijono naudotojų
Ryšių reguliavimo tarnybos (RRT) duomenimis, 2020 m. Lietuvoje maždaug 800 000 žmonių naudojosi el. parašu, veikė daugiau nei 2 mln. galiojančių parašo sertifikatų. El. parašo naudotojų kasmet nuosekliai daugėja. Didžioji dalis jų renkasi Smart ID (51 proc.) arba mobilųjį parašą (48 proc.), likusieji pasirašinėja su kitais įrankiais – ID kortele, USB raktais ir kt.
„Šie duomenys svarbūs įmonėms, ketinančioms skaitmenizuoti santykius su savo klientais. Žmonės renkasi skirtingus įrankius, tad verslui pravartu žinoti, kuria linkme adaptuoti savo sistemas. Nors kol kas neturime naujausios statistikos, tačiau tendencijos nesikeičia jau keletą metų“, – komentuoja Vaidotas Ramonas, RRT Skaitmeninių paslaugų departamento direktorius. Jis atkreipia dėmesį, kad kitose šalyse vartotojų preferencijos gali būti kitokios, nei Lietuvoje.
RRT tyrimų duomenys leidžia nupiešti ir statistinį el. parašo naudotojo portretą: tai mieste gyvenantis, universitetinį išsilavinimą turintis asmuo, dar nesulaukęs 50 metų, kurio šeimos mėnesio pajamos viršija 1000 eurų ir kasdien besinaudojantis internetu.
Tiesa, V. Ramonas pabrėžia, kad aktyvių el. parašo naudotojų, tikėtina, yra kur kas daugiau nei atskleidžia apklausos. Mat dalis žmonių naudojasi skaitmeniniais įrankiais jungdamiesi prie el. bankininkystės ar įstaigų savitarnos sistemų net neįsisąmonindami, kad jų naudojamas prisijungimo būdas ir yra el. parašas.
„Išties elektroninis parašas yra plati sąvoka, apimanti įvairias parašų rūšis, kurių panaudojimo ribos ir saugumo lygiai yra skirtingi. Aukščiausią teisinę galią turi kvalifikuotas elektroninis parašas. Jam keliami ypatingi techniniai ir saugos reikalavimai, todėl toks parašas prilyginamas fiziniam asmens parašui, o juo pasirašytas dokumentas turi tokią pat juridinę galią, kaip pasirašytas ranka. Turint kvalifikuotą el. parašą ir įdarbinus jį verslo procesuose, iš karto galima pajusti pirmuosius teigiamus rezultatus“, – teigia Marius Stonkus, elektroninio parašo platformos „Mark Sign“ ir bendrovės „Mark ID“ vadovas.
Patogumo daugiau, kaštų mažiau
Pagrindinės naudos, kurias visame pasaulyje vardija el. parašą naudojančios organizacijos – sutaupyti kaštai, pagreitėję procesai, didesnis patikimumo lygis ir lengvesnis dokumentų valdymas. Taip pat – išaugę pardavimai ir naujų klientų skaičius, o pastarųjų pritraukimo kaštai naudojant skaitmeninį ID gali sumažėti net iki 90 proc.
Puslapyje financeonline.com pateikiama įvairių šalių statistika atskleidžia, kad prie skaitmenizuoto pasirašymo perėjusios bendrovės apsikeitimo pasirašomais dokumentais terminą sutrumpino iki vos daugiau nei pusvalandžio (nuo 5 dienų), 500 proc. augino klientų lojalumą ar iki 85 proc. sumažino dokumentų valdymo išlaidas. Investicijų į el. parašą grąžą verslas paprastai pasiekia praėjus metams, nors kai kuriems naudotojams (25 proc.) investuotos lėšos atsiperka per tris mėnesius ar net greičiau.
„Pirmiausia sutaupome išlaidas popieriui, kurio vienai nuomos sutarčiai mums reikia vidutiniškai 20 lapų, – patirtimi dalijasi Jurgis Vilutis, bendrovės „Rent Vilnius“, administruojančios daugiau nei 120 butų nuomą, vadovaujantis partneris. – Vidinius dokumentus: darbo sutartis, atostogų prašymus, tabelius ar įmonės įsakymus pasirašome el. parašu. Valstybinėms institucijoms (Migracijos departamentui) el. dokumentus pateikiame net penkiskart greičiau nei popierinius. Nebeužtrunkame laukdami depozito iš nuomininkų – rezervacijai patvirtinti užtenka el. parašo. El. parašu pasirašyti būsto perdavimo fotoaktai mums nuėmė didelę naštą nuo pečių, apsaugodami nuo galimų nuostolių teismo atveju: kvalifikuotas el. parašas yra neginčijamas, nesuklastojamas ir turi laiko žymą, nurodančią, kada dokumentas buvo pasirašytas.“
Pradėjusi naudotis el. parašu, įmonė smarkiai išaugino ir klientų skaičių emigravusių tautiečių segmente: šiems tapo kur kas paprasčiau sutvarkyti būsto nuomos reikalus per nuotolį. Įmonė iš esmės efektyvino ir būstų pirkimo bei pardavimo procesą, įgavo galimybę samdyti darbuotojus ar užmegzti partnerystės ryšius ne tik sostinėje, o bet kurioje Lietuvos vietoje. Visa tai dabar vyksta be tiesioginio kontakto.
„Elektroninis parašas išgelbėjo ir ne vieną gyvybę – kai 2020 m. pradėjome rebrandingą, reikėjo surinkti begalę parašų, o nemažai mūsų klientų – pensinio amžiaus. Jei būtume važinėję pas juos „gyvai“ pandemijos sūkuryje, nežinia, kaip būtų baigęsi“, – šypsosi J. Vilutis.
Nemokama arba funkcionalu
O verslui, galvojančiam apie tvarumą, el. parašo naudojimas gali tapti pačiu paprasčiausiu ir greičiausiu būdu žengti pirmuosius žingsnius aplinkos tausojimo link. Ženkliai sumažėjusios popieriaus ir kitų biuro kanceliarijos priemonių sąnaudos, taupiau naudojami spausdintuvai bei mažiau apkraunami kurjeriai reiškia ne tik susitraukusias išlaidas įmonei, bet ir mažesnę taršą gamtai.
Lietuvoje el. parašo turėtojai gali naudotis nemokama Registrų centro platforma. Visgi dokumentų, kuriuos galima saugoti joje, kiekis yra ribotas, o jos naudotojai negali pasirašyti populiariausiu Lietuvoje pasirašymo būdu – su Smart ID.
„Kai prieš ketverius metus pradėjome naudotis el. parašu, pasirinkome nemokamą platformą. Pasirašinėjant kompiuteriu buvo paprasta, tačiau mobiliuoju telefonu – beveik neįmanoma. Be to, kildavo problemų dėl nesančių laiko žymų, o keletą kartų pats Registrų centras atsisakė priimti dokumentus kaip „negaliojančius.“ Kartą sistema užlūžo kaip tik tuo metu, kai reikėjo sudėti svarbius parašus, ir atsistatė tik po 3 dienų. O skaudžiausia buvo, kai išėjus darbuotojui, kuris pasirašinėdavo dokumentus, visi dokumentai „išėjo“ kartu su juo ir praradome labai daug sutarčių“, – patirtimi dalijasi J. Vilutis.
Tiems, kurie ieško lankstesnių sprendimų, kurių funkcionalumas nėra apribotas vien bazinėmis funkcijomis, renkasi alternatyvius būdus, pavyzdžiui, „Mark Sign“ el. parašo platformą.
Apie „Mark Sign“ klientai atsiliepia kaip apie sprendimą, kuriuo labai paprasta ir aišku naudotis, suteikiantį gerą vertę už pinigus bei itin funkcionalų. Platforma besinaudojančios įmonės dokumentai saugomi pačioje platformoje arba organizacijos paskyroje, kuria gali naudotis visi jos darbuotojai. Joje galima pasirašyti įvairių formatų (ADOC, ASICE, PDF ir kt.) dokumentus, juos komentuoti, nustatyti, kokiu eiliškumu bus siunčiami dokumentų pasirašymo laiškai, personalizuoti šiuos laiškus, kurti dokumentų kategorijas bei naudotis kitomis funkcijomis, palengvinančiomis dokumentų valdymą. Patrauklus ir el. parašo dizainas, sklandžiai įsiliejantis į bendrą dokumento vaizdą.
Galimybių laukas
„Smagu matyti, kad vis daugiau įmonių atranda elektroninės tapatybės nustatymo įrankių bei el. parašų teikiamą naudą. Vien per „Mark Sign“ pasirašančių vartotojų skaičius per pusę metų išaugo net dešimt kartų. Vis dėlto, mūsų vertinimu, rinkoje ši banga dar tik kyla. Išties su šiais įrankiais galima nuveikti daug daugiau ir išjudinti kompleksines verslo problemas. Ko reikia – tai susidūrus su iššūkiais savo kasdieniuose procesuose prisiminti, kad šiandien juos išspręsti galbūt kur kas efektyviau galima pritaikius inovatyvius sprendimus“, – apie platų el. parašo pritaikymą kalba M. Stonkus, kurio vadovaujama „Mark ID“ ne vienerius metus dirba patikimumo užtikrinimo paslaugų rinkoje.
Vienas dažniausių pavyzdžių, kai el. parašas peržengia paprasto pasirašymo ribas – verslo procesų integralumas, sukuriant pilną procesą be jokio galvos skausmo dėl parašų surinkimo. Dokumentų, sutarčių pasirašymas, darbų patvirtinimas, sąskaitų vizavimas ar net avanso sumokėjimas – visa tai galima automatizuoti, įgalinant jau turimus įrankius. Įmonės taip pat gali pasitelkti el. parašą prisijungimui prie vidinio naudojimo ar klientams skirtų sistemų – ir pamiršti apie slaptažodžių bei jų duomenų saugojimą bei palaikymą. Be abejonės, galimybę nesinaudoti slaptažodžiais įvertina ir nuo jų gausos pavargę vartotojai. Savo ruožtu, kai kurios apgyvendinimo įstaigos jau pradeda naudoti Smart ID arba mobilųjį parašą, norėdamos per nuotolį identifikuoti atvykusį klientą.
„Tai – tik keletas įžvalgų apie el. tapatybės įrankių naudojimą jau šiandien. Tačiau perspektyvos dar platesnės. Tarkime, kam vežiotis vairuotojo pažymėjimą, jeigu vietoje jo galėtume suvesti savo PIN kodą atsakydami į policininko inicijuotą asmens tapatybės užklausą. Į šią galimybių sferą patenka ir elektroninis balsavimas, apie kurį daug diskutuojama“, – teigia M. Stonkus.
El. parašas vis dažniau pasitelkiamas ir svetur. „McKinsey“ nurodo, kad per pastaruosius penkerius metus transakcijų naudojant el. parašą skaičius išaugo nuo 89 mln. iki 754 mln. Tiesa, patikimas schemas, kaip valdyti skaitmeninę tapatybę, turi ne visos šalys. Tačiau Lietuva, kartu su ES, šioje srityje ganėtinai pažengusi ir aktyviai dirba toliau.
2020 m. Europos Komisija pripažino vieningos saugios elektroninės atpažinties sistemos poreikį visos ES lygmeniu, sukuriant skaitmeninės tapatybės dėklę arba piniginę (wallet). Jos turėtojas galės susikurti kvalifikuotą el. parašą ir spaudą, joje bus saugomi ir jo tapatybės duomenys, o pats vartotojas nuspręs, kuriuos jų pateikti prašančiajai šaliai.
Akivaizdu, kad tapatybės nustatymas keliasi į skaitmeninę erdvę, ir tai vyksta sparčiai: planuojama, kad ES skaitmeninės tapatybės dėklės teisinis reglamentavimas bus apibrėžtas dar šiais metais.
Šiame kontekste el. parašo naudojimas identifikacijai ar dokumentams pasirašyti nebėra ateitis – tai tik pirmoji pakopa ant naujų galimybių kopėčių. Tie, kurie iki šiol dar vengė naudotis el. parašu, šiandien turi du pasirinkimus: būti kaip ta Lietuvoje veikianti įmonė, kurioje iki šiol yra už parašus atsakingo darbuotojo pareigybė (taip, tai tikras realybėje egzistuojantis pavyzdys), ir kuriai anksčiau ar vėliau vis tiek teks ropštis ant pažangos kopėčių. Arba pradėti naudotis skaitmeninių įrankių teikiamais sprendimais jau šiandien ir būti žingsneliu, o galbūt ir visu plačiu žingsniu aukščiau savo konkurentų.
