Elektroninis pasirašymas tampa įprasta verslo praktika, ypač sparčiai populiarėjančia visoje Europoje. 2023 m. duomenimis, net 35 proc. Lietuvos gyventojų naudojosi kvalifikuotu elektroniniu parašu.
Visgi, nepaisant augančio naudojimo, vis dar sklando įvairūs mitai apie el. parašymą, stabdantys skaitmenizacijos procesus. Šiame įraše paneigsime 5-is dažniausiai pasitaikančius mitus apie el. pasirašymą.
Mitas nr. 1 – el. parašai teisiškai negalioja ir yra nesaugūs.
Iš tiesų, kalbant apie el. parašo saugumą ir juridinę galią, reikėtų suprasti, jog egzistuoja skirtingi parašo lygiai. Specialistai išskiria, jog el. parašai yra skirstomi į tris lygius – paprastąjį, pažangųjį bei kvalifikuotą. Atitinkamai skiriasi ir visų šių el. parašų saugumo lygiai.
Paprastojo lygio el. parašas (pavyzdžiui, parašas elektroniniuose laiškuose) yra žemiausio saugumo lygį atitinkantis el. parašas. Priešingai – kvalifikuotas elektroninis parašas turi aukščiausią saugumo lygį. Tai yra pažangusis elektroninis parašas, sukurtas naudojant kvalifikuotą elektroninio parašo kūrimo įtaisą ir patvirtintas kvalifikuotu elektroninio parašo sertifikatu.
Pagal ES eIDAS reglamentą, kvalifikuotas el. parašas turi tokią pačią teisinę galią kaip ir pasirašymas ranka. Tokius parašus gali suteikti tik ES sertifikuotas paslaugos teikėjas, kurį prižiūri ir reguliariai audituoja priežiūros įstaiga (Lietuvoje tai – Ryšių Reguliavimo tarnyba (RRT)).
Kvalifikuotam el. pasirašymui galite naudoti keletą įrankių: mobilųjį parašą (gavus SIM kortelę su parašu iš operatoriaus), Registrų centro USB raktą, elektroninę tapatybės kortelę ar „Smart-ID“ kvalifikuotą parašą. Visi šie sprendimai užtikrina jūsų tapatybės patvirtinimą, tačiau pats pasirašymo procesas įvyksta el. pasirašymo platformoje, kuri įformina parašą dokumente.
Mitas nr. 2 – pasirašyti dokumentus el. būdu yra sudėtinga.
Vis dar gajus įsitikinimas, kad el. pasirašymas – tai techninis galvosūkis, reikalaujantis aukšto IT raštingumo ar yra skirtas tik jaunajai kartai. Realybėje dokumentas pasirašomas vos keliais paspaudimais, naudojant PIN2 kodą – tą patį, kurį įvedate, pavyzdžiui, atsiskaitydami banke.
Pabrėžiame, jog jeigu turite kurį nors iš kvalifikuotų įrankių (mobilųjį parašą, Smart-ID ar LT ID programėlę ar kt.), jau esate pasiruošę pradėti. Kvalifikuotų el. parašų sprendimai yra kuriami orientuojantis į teigiamą vartotojo patirtį. Šiuolaikinės el. pasirašymo platformos yra intuityvios ir pritaikytos prie skirtingų įrenginių (dokumentus galima pasirašyti bet kur ir bet kada).
Susidurdami su šiuo mitu, efektyviai jį išsklaidome pačiu paprasčiausiu būdu – rekomenduodami išbandyti el. pasirašymą praktiškai. Pasirašykite pirmąjį dokumentą „Mark Sign“ savitarnos platformoje jau dabar. Jūsų patogumui pateikiame detalią instrukciją, kaip tai padaryti. Užsiregistruokite, patvirtinkite savo tapatybę naudojamu kvalifikuotu įrankiu, įkelkite norimą dokumentą ir pradėkite pasirašymą!
Mitas nr. 3 – el. pasirašymas yra brangus.
Kai išgirstame, kad „el. pasirašymas brangus“, visada norisi paklausti – palyginus su kuo?
Jei el. pasirašymą lyginsime su fiziniu dokumentų pasirašymu, reikia įvertinti kelis svarbius veiksnius. Neretai įvardijami tik popieriaus ir spausdinimo kaštai – nepamirškite įvertinti resursų, skiriamų dokumentų transportavimui ir saugojimui. Be to, popierinius dokumentus sunku administruoti, juos galima lengvai prarasti, sugadinti arba suklastoti.
Įmonė klientė „Edufy“ pateikia savas įžvalgas apie popierinių dokumentų pasirašymą:
„Dokumentus tekdavo atspausdinti, pasirašius išsiųsti, neretai pasirašymas užtrukdavo, reikėdavo vis priminti vartotojams apie laukiamą susitarimo patvirtinimą. Galiausiai tekdavo visas sutartis saugoti, prireikus konkretaus susitarimo – jo ieškoti segtuvuose. Toks dokumentų pasirašymo būdas nebuvo efektyvus ir patogus – juk pasirašinėti sutartis tekdavo praktiškai kiekvieną dieną.“
Atsisakius pasirašymo ranka sutaupoma ne tik įmonės finansų, kadangi darbuotojai, nusimetę administracinę naštą, gali skirti savo laiką užduotims, kurios kuria didesnę vertę organizacijai.
Mitas nr. 4 – el. parašas yra skirtas tik didelėms įmonėms
Didesnis efektyvumas, sutaupyti resursai ir geresnė klientų patirtis – pranašumai, kuriais džiaugiasi visi verslai, nepriklausomai nuo jų dydžio. Taip yra todėl, nes daugelis kvalifikuoto el. parašo sprendimų teikėjų siūlo vis daugiau galimybių savo vartotojams. Skirtingus poreikius tenkina platus planų pasirinkimas, papildomų parašų paketai, API integracijos bei išskirtiniai papildomi funkcionalumai.
El. pasirašymas nėra išskirtinai didelių korporacijų privilegija. Priešingai – pastebime, jog vis dažniau smulkios ir vidutinės įmonės jį pasitelkia norėdamos įgauti konkurencinį pranašumą prieš konkurentus ir pagreitinti kasdienius procesus. Daugiau apie tai šiame straipsnyje.
Atminkite, jog svarbiausias kriterijus renkantis el. parašo sprendimą bet kokio dydžio įmonei – saugumo lygis. Kai kurios platformos siūlo pasirašymą pažangiaisiais (vidutinio saugumo) parašais, tačiau siekiant maksimalios apsaugos ir teisinio užtikrintumo, rekomenduojame rinktis kvalifikuoto el. parašo sprendimus.
Mitas nr. 5 – el. parašai yra per daug nuasmeninti
El. pasirašymas neprivalo būti toks nuobodus bei neutralus, kaip įsivaizduojama. Vis daugiau el. pasirašymo paslaugas teikiančių verslų pristato ne tik efektyvumą gerinančius funkcionalumus, bet ir išskirtines personalizavimo galimybes. Pavyzdžiui, kai kuriose platformose vartotojai gali naudoti skaitmenizuotas ranka padėtų parašų versijas.
Apskritai, rinkoje vis reguliariau el. pasirašymo personalizacijos galimybės tampa organizacijų vizualinio identiteto stiprinimo įrankiu. Tokiais atvejais į pasirašymo procesą integruojami prekės ženklo vizualiniai elementai.
„Mark Sign“ komanda siūlo personalizuoti dokumentų pasirašymo pranešimus – savo kolegoms ar verslo partneriams siųskite personalizuotus laiškus. Tereikia įkelti organizacijos logotipą ir kitas asmuo gaus kvietimą su Jūsų prekės ženklo elementais. Atitinkamai prie šios kategorijos galima priskirti ir personalizuotą kvalifikuotą el. parašą – nuo šiol kiekviename dokumente padedami parašai gali tapti subtiliu, bet išskirtiniu jūsų organizacijos akcentu.
Dar liko neišsklaidytų abejonių apie el. parašą? Susisiekite (info@marksign.lt) – su malonumu pakonsultuosime, kaip el. parašo sprendimas gali atnešti naudos jūsų verslui.
